Obrót pism w przedsiębiorstwach a także urzędach, wytwarza iż z każdym dniem produkujemy coraz więcej zbytecznej makulatury. Żeby temu zapobiegać, należy przede wszystkim zdecydować się na wiedzenie archiwum, które jednakże winno być nadzorowane zgodnie z polskimi przepisami. Co należy zatem sporządzać, w momencie kiedy pragniemy mieć archiwum, w którym wszystko będzie na swoim miejscu, a co ważniejsze, żadna rewizja i kontrola nie będzie potrafiła się do nas przyczepić.

Przede wszystkim należy wspominać o ścisłym znakowaniu pism w archiwach, co zezwoli nam na obecne znakowanie papierów i ich prawidłową segregację. Więc jeśli posiadamy dokumenty, które są w obiegu, to robotnicy firmy, trafnie przeszkoleni, powinni starannie nadawać im symbole, kompatybilne z polskimi normami i przepisami. Dokumenty, które powinny pozostać po załatwieniu sprawy zniszczone, muszą być znakowane dużą literą A. Tego wariantu oznaczenie spowoduje iż po rozpatrzeniu sprawy przez naszych podwładnych, odbywa się niszczenie dokumentów. Niszczenie dokumentów, pamiętajmy, dotyczy tylko papierów z znakiem A, dlatego tak doniosłe, jest żeby podwładni byli właściwie wykształceni, by potrafili stosownie ocenić wagę aktu, a tym samym nadać mu odpowiedni symbol. Co dzieje się jednak z innymi dokumentami, które przecież też są tworzone w naszyj kompanii i krążą między oddziałami. Papiery, jakie należy, po załatwieniu sprawy, magazynować, dostają specyfikację, w postaci dużej cyfry B, co automatycznie oznacza, iż po rozpatrzeniu sprawy, nie będzie opcji gatunku niszczenie dokumentacji. Niszczenie dokumentacji, w wypadku papierów oznaczonych emblematem B, może odbyć się tylko, jeśli któryś z podwładnych archiwum, takiej dokumentacji nada dodatkowe oznakowania, w postaci liczby. Liczba taka będzie symbolizowała liczbę miesiąców, jaką ma być ów papier, dokument składowany w archiwum, na przypadek gdyby ktoś życzył powrócić do sprawy. Dokumenty oznaczone literką B, mają również różne, równoczesne oznaczenia, które robią iż do konkretnej materie wracamy po jakimś czasie, lub po prostu czekamy do przedawnienia, albo składujemy dane dokumenty, na incydent, gdyby jakiekolwiek instytucje, pragnęły wglądu do owych papierów. Więc, jeśli przy akcie z literą B widnieje malutka literka e, to musimy mieć świadomość, iż taki dokument, zgodnie z przepisami, powinien być magazynowany przez kilkanaście lat, bowiem w każdej chwili, pracownicy nadzwyczajnych instytucji mogą do nich zaglądnąć. Z kolei, jeśli dokument, obok B posiada też sygnaturę, rodzaju Z, to wiedzmy, iż papiery te będą leżały w naszej firmie do końca jej istnienia. W tym wypadku nie wchodzi w rachubę jakiekolwiek brakowanie dokumentów. Brakowanie dokumentów, znakowanych BZ, może spowodować pociągnięcie do odpowiedzialności karnej, pracowników, którzy zdecydowali się na taki krok. Pamiętajmy przeto o tym, w momencie kiedy będziemy chcieli robić cokolwiek z dokumentami w naszej kompanii, ponieważ niestosowanie się do prawidłowych przepisów, może spowodować niemiłosierne kary, które zapewne odcisną swoje piętno na naszej działalności.

Dane adresowe:

Aktana

ul. Dekabrystów 78

42-200 Częstochowa

Telefon: 794-111-797

aktana.pl